第一章  總  則

      第一條  為使菏澤投資發(fā)展集團有限公司（以下簡稱集團公司）公文處理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，建立規(guī)范、嚴謹、高效的公文處理程序，提高公文處理的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14 號）和省、市關(guān)于公文處理工作的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團公司實際，制定本辦法。
      第二條  本辦法適用于集團公司在公務(wù)往來中各類紙質(zhì)、電子公文（包括傳真、電報）。
      第三條  綜合管理部負責集團公司公文處理工作和指導(dǎo)各子公司公文處理工作，各部（中心）指定專人負責本部室公文處理工作。
      第四條  公文處理工作應(yīng)當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
      第五條  集團公司實現(xiàn)全天候無線移動辦公后，公文在起草、核稿、審稿等環(huán)節(jié)實行無紙化辦理，除重要、緊急、敏感或涉密事項外，一律通過公司網(wǎng)上辦公平臺處理。
 

第二章  公文種類

      第六條  集團公司常用公文種類及適用范圍：
    （一）決議 適用于董事會按集團公司章程討論決定的重大事項，部署集團公司全局性工作；
    （二）決定 適用于對重要事情或重要行動做出決策和部署、獎懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷子公司不適當?shù)臎Q定事項；
    （三）公告 適用于向集團公司對內(nèi)或?qū)ν庑贾匾马椈蛘叻ǘㄊ马棧?br />     （四）通告 適用于在一定范圍內(nèi)公布各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或周知的事項；
    （五）通知 適用于批轉(zhuǎn)子公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)或不相隸屬部門的公文，傳達要求子公司辦理和有關(guān)單位周知或者要共同執(zhí)行的事項、任免和聘用人員等；
    （六）通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或告知重要情況；
    （七）報告 適用于向上級機關(guān)或其他行業(yè)管理部門匯報工作、反映情況，回復(fù)上級部門的詢問；
    （八）請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準；
    （九）批復(fù) 適用于批準所屬子公司請示的重要事項；
    （十）意見 適用于對重要問題提出見解和處理方法，可用于上行文、下行文和平行文；
    （十一）函 適用于不相隸屬單位、部門之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項；部（中心）一般業(yè)務(wù)事項；其他不宜用文件的事項；
    （十二）紀要 適用于記載和傳達會議主要情況和議定事項。
      第七條  集團公司向上級機關(guān)行文，常用“請示”、“報告”和“意見”。請求需答復(fù)的事項，應(yīng)當用“請示”；匯報無需上級答復(fù)的事項，應(yīng)當用“報告”；回復(fù)對一般問題、事情的看法，應(yīng)當用“意見”。
 

第三章  公文格式

      第八條  集團公司公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等組成。
    （一）涉密公文應(yīng)當標注份號，并根據(jù)涉密程度標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限，一般使用黑體字；
    （二）緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標明“特急”“急件”，一般使用黑體字；
    （三）發(fā)文單位標志應(yīng)由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部；
    （四）發(fā)文字號應(yīng)包括企業(yè)代字、年份、序號組成。聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號；
    （五）上行文，應(yīng)當在首頁標注簽發(fā)人姓名，最后寫上聯(lián)系人及聯(lián)系電話，聯(lián)系人為負責該請示事項的責任人；
    （六）公文標題應(yīng)準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，標明文種，標題中除法規(guī)性文件使用書名號外，一般不用標點符號；
    （七）公文如有附件，應(yīng)當在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱；
    （八）除有特定發(fā)文單位標志的普發(fā)性公文、翻印的公文、紀要和電報外，其他公文應(yīng)當加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。聯(lián)合上報公文，可由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)公文，聯(lián)合發(fā)文單位都加蓋印章；
    （九）成文日期，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準；一般信函、傳真電報，以發(fā)出日期為準；
    （十）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱；
    （十一）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位，應(yīng)當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱；
    （十二）公文的版式參照《黨政機關(guān)公文格式》國家標準（GB/T9704-2012）執(zhí)行；
    （十三）公文用紙幅面采用國際標準A4型（ 210mm×297mm），左側(cè)裝訂。
 

第四章  行文規(guī)則

      第九條 行文應(yīng)當確有必要，講求實效。集團公司對各子公司行文，原則上只發(fā)到子公司。
      第十條  公文行文不得越級，因特殊情況必須越級行文的，應(yīng)當同時抄送被越過的上級機關(guān)。集團公司向上級機關(guān)、單位行文，原則上主送一個上級機關(guān)、單位，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)、單位和同級機關(guān)、單位，但不得抄送下級機關(guān)、單位。除上級機關(guān)、單位負責人直接交辦的事項，不得直接主送或抄送上級機關(guān)、單位負責人和業(yè)務(wù)科室。請示應(yīng)當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
屬于國有資產(chǎn)出資人職責范圍的事項，集團公司向市國資委行文；屬于公共管理的事務(wù)，集團公司向相關(guān)政府部門行文，同時抄報市國資委。
      第十一條  公文的編號規(guī)則：
    （一）董事會文件及決議
提請股東（市國資委）批準某事項、下發(fā)召開董事會會議通知等文件的發(fā)文字號為“菏投董發(fā)〔2×××〕×號；董事會決議按“菏澤投資發(fā)展集團有限公司第××屆董事會第××次（臨時）會議決議”命名，并按年度編號“〔2×××〕×號”，決議后應(yīng)有參加會議董事簽名。均用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司董事會文件”專用紙印發(fā)。
    （二）監(jiān)事會文件
參照董事會文件編號規(guī)則，使用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司監(jiān)事會文件”專用紙印發(fā)。
    （三）總經(jīng)理辦公會議紀要
按年度順序及會議時間編“〔2×××〕第×期”。用“總經(jīng)理辦公會議紀要”的專用紙印發(fā)。
    （四）工作會議紀要
按年度順序編“2×××年第×期 （總期第××期）”。用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司工作會議紀要”專用紙印發(fā)。適用于集團公司高管及以上重要會議、公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員主持的重要會議等。
    （五）菏澤投資發(fā)展集團有限公司文件
發(fā)文字號為“菏投〔2×××〕×號”。用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司文件”專用紙印發(fā)。適用于印發(fā)公司有關(guān)規(guī)章、制度和重要決定，部署全公司工作；向上級主管部門報告、請示工作和呈送意見；對下級單位重要請示事項的批復(fù)；以及其它應(yīng)當以公司名義辦理的重要事項。
    （六）中共菏澤投資發(fā)展集團有限公司委員會文件
發(fā)文字號為“菏投黨委〔2×××〕×號”。用“中共菏澤投資發(fā)展集團有限公司委員會文件”專用紙印發(fā)。適用集團于公司黨委傳達貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署；轉(zhuǎn)發(fā)上級黨委的文件；批轉(zhuǎn)下級黨組織的重要報告、請示。
    （七）菏澤投資發(fā)展集團有限公司工會委員會文件
發(fā)文字號為“菏投工會〔2×××〕×”號。用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司工會委員會文件”專用紙印發(fā)。
    （八）菏澤投資發(fā)展集團有限公司團委文件
發(fā)文字號為“菏投團委〔2×××〕×”號。用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司團委文件”專用紙印發(fā)。
    （九）菏澤投資發(fā)展集團有限公司信函
發(fā)文字號為“菏投函〔2×××〕×號”，用“菏澤投資發(fā)展集團有限公司”專用紙印發(fā)。
    （十）其他類型的文件
其他類型的文件，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，另行確定。
 

第五章  公文擬制

      第十二條  公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
      第十三條  公文起草的基本要求：
    （一）符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，符合公司的利益和其他有關(guān)規(guī)定。
    （二）從實際出發(fā)，主題突出，觀點鮮明，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，字詞規(guī)范，文字精煉，篇幅力求簡短。“請示”應(yīng)當說理清晰透徹，要求明確妥當；“報告”應(yīng)當綜合情況，敘述完整而簡練；“意見”應(yīng)當切合實際，有較強的針對性和可靠性。需充分進行論證，廣泛聽取意見。
    （三）公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、與主送機關(guān)（單位）的行文關(guān)系確定。標示公文密級與緊急程度，應(yīng)事出有因，切合實際。
    （四）公文格式應(yīng)用規(guī)范，結(jié)構(gòu)層次清晰明了。人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序和引文等應(yīng)準確，文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法需規(guī)范；引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號；引用外文應(yīng)當注明準確、規(guī)范的中文含義；日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日，不編虛位。
    （五）公文標題、正文及附件等可使用規(guī)范簡稱。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱，且文內(nèi)簡稱必須統(tǒng)一。使用國際組織外文名稱或者其規(guī)范縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明經(jīng)國家有關(guān)部門審定的中文譯名。
    （六）公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。
      第十四條  公文文稿在簽發(fā)前，擬稿人應(yīng)對行文進行審核，審核的重點是：行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法規(guī)定等。
      第十五條  集團公司的發(fā)文，設(shè)立簽發(fā)人制度。
    （一）集團公司對外的發(fā)文，按如下安排處理：
向市委、市國資委黨委關(guān)于黨務(wù)工作的請示和報告，由集團公司黨委書記簽發(fā)；向市政府、市國資委的請示，以及必須由集團公司法人代表簽發(fā)的文件，由集團公司董事長簽發(fā)；向市政府、市國資委關(guān)于投資、經(jīng)營、管理等方面的文件（請示除外），經(jīng)董事長同意后可由集團公司總經(jīng)理簽發(fā)；向其他上級機關(guān)上報的公文，以及其他對外公文，按照集團公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員工作分工經(jīng)董事長同意后由副總經(jīng)理、總會計師、總經(jīng)濟師簽發(fā)。
    （二）集團公司對內(nèi)的發(fā)文，按如下安排處理：
集團公司內(nèi)部發(fā)文及對子公司的批復(fù)文件由集團公司根據(jù)工作分工由董事長、總經(jīng)理簽發(fā)。對子公司的其他發(fā)文，按照集團公司領(lǐng)導(dǎo)班子工作分工由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽發(fā)。會議紀要由會議主持人簽發(fā)，如涉及其他領(lǐng)導(dǎo)班子成員分管的事項，會議主持人應(yīng)批請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子成員核發(fā)或報請集團公司董事長簽發(fā)。
    （三）有關(guān)簽發(fā)人因出差或其他原因無法簽發(fā)的急件，由綜合管理部請示有關(guān)簽發(fā)人后，按照董事長、總經(jīng)理、副總級別的順序，由后者先代為簽發(fā)，有關(guān)簽發(fā)人事后進行補簽。

第六章 公文辦理

      第十六條  公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
      第一節(jié) 收文辦理
      第十七條  收文辦理主要程序，包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、辦理、催辦。
    （一）簽收 凡公司收到的各類文件、函件、信件或其他郵件（不含私人信件、包裹和各類報刊雜志），均由文件管理員逐件清點，核對無誤后簽收并注明簽收時間。
    （二）登記 文件管理員對收到的公文，根據(jù)發(fā)文機關(guān)、單位等信息進行分類登記、編號，對公文的主要信息和辦理情況詳細記載，根據(jù)公文種類、涉及事項、急緩程度等情況填寫粘貼“文件辦理單”（附件1）或“文件傳閱單”（附件2）。
    （三）初審 文件管理員對收到的公文分類整理后，及時交綜合管理部文秘人員進行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當由本集團公司辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當及時退回來文單位并說明理由。
    （四）承辦  綜合管理部文秘人員初審后，根據(jù)來文種類、收文主體等，交由綜合管理部負責人提出承辦意見，原則上按以下程序辦理：
1.由綜合管理部接收的市委、市政府、市國資委、市政府各單位（部門）及市委、市政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)的文件、急件、批辦件，或?qū)僦匾咝晕募?、涉及集團公司經(jīng)營管理等重大方面的文件以及文件中需集團公司辦理、明確時間節(jié)點的，由綜合管理部負責人提出擬辦意見，呈集團公司董事長閱示后，根據(jù)批示意見送有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、具體負責人，部（中心）辦理；其他一般公文按傳閱件請公司副總級以上領(lǐng)導(dǎo)傳閱。
2. 公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員及其他部（中心）直接接收的市國資委、市政府各單位（部門）等外來公文，應(yīng)先送交綜合部文件管理員進行登記編號后再按程序辦理。個別急需辦理的公文，由該部（中心）視情況、按程序向有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、董事長匯報，經(jīng)辦人在辦理完畢后應(yīng)盡快送交文件管理員進行補錄登記、原件存檔。
3.對集團內(nèi)子公司上報的請示及其他一般性公文，由綜合部按照各部（中心）職責，直接送承辦部（中心）按程序辦理；
4.普發(fā)性的法律、法規(guī)及政府公文，可訂閱有關(guān)政府刊物，或直接印發(fā)有關(guān)單位執(zhí)行，不必層層轉(zhuǎn)發(fā)。氣象預(yù)警等一般性通知事項，可用電話、傳真、電子郵件、微信通知的，不發(fā)正式紙質(zhì)公文。
    （五）傳閱  根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要，文件管理員應(yīng)及時將公文送傳閱對象閱知或者批示，或通知有關(guān)部（中心）領(lǐng)取，并由接收人或領(lǐng)取人簽字確認。文件管理員應(yīng)當隨時掌握公文傳閱件去向，不得漏傳、誤傳、延誤。
各部（中心）收到的傳閱公文，應(yīng)在當天閱簽完畢并交回文件管理員處。因工作繁忙，部（中心）領(lǐng)導(dǎo)出差等原因不能按期閱簽的，應(yīng)先退回文件管理員處，待時間許可時再借閱，以免影響其他部（中心）閱文。對于閱件轉(zhuǎn)辦件的，有關(guān)部（中心）應(yīng)按前述辦文程序進行辦理。下班后或節(jié)假日，除特急件外其他文件原則上不再傳送，特急件由綜合管理部或者公司值班人員負責聯(lián)系辦理。
    （六）辦理  部（中心）對交辦的公文，應(yīng)指定專人負責，并及時辦理。本部（中心）獨立辦理的，屬緊急件的，應(yīng)即收即辦；屬于一般件的，應(yīng)在2-5個工作日內(nèi)提出辦理意見，經(jīng)集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)后辦理；對于可直接起草文稿對來文進行答復(fù)的，原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)起草完畢，并及時報告集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)。對于部分需要一段時間方可辦理完畢的公文，部（中心）可根據(jù)本部（中心）工作安排辦理，不受前述時間限制，但應(yīng)本著效率原則，抓緊辦理。
 對于需要兩個以上部（中心）協(xié)作辦理的公文，協(xié)辦部（中心）應(yīng)在主辦部（中心）要求的合理時間內(nèi)完成，主辦部（中心）收到協(xié)辦部（中心）反饋意見后2個工作日內(nèi)，將匯總的辦理意見經(jīng)集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后辦理。
    （七）催辦  及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當由專人負責催辦。對需要子公司協(xié)作的公文，由主辦部（中心）本著講求效率原則，負責與所屬子公司協(xié)調(diào)、催辦，原則上應(yīng)在集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日起7個工作日內(nèi)辦結(jié)；對于要求限期答復(fù)的來文，原則上應(yīng)在來文要求的期限屆滿前2個工作日呈集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
第二節(jié) 發(fā)文辦理
      第十八條  發(fā)文辦理主要程序包括呈批、復(fù)核、登記、印制、核發(fā)。
      第十九條  呈批 部（中心）送集團公司領(lǐng)導(dǎo)審批的呈批件，部（中心）應(yīng)按要求填寫《菏澤投資發(fā)展集團有限公司發(fā)文呈批單》（附件3），按照程序報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
      第二十條  復(fù)核 公文印發(fā)前，應(yīng)由經(jīng)辦部（中心）擬稿人或擬稿部（中心）其他人員負責校對，綜合管理部進行復(fù)核。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有別字、錯字。
      第二十一條  登記 對復(fù)核后的公文，由綜合管理部確定發(fā)文字號，并作詳細登記。
      第二十二條  印制 經(jīng)集團公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員審批簽發(fā)的公文，經(jīng)辦人員要在1個工作日內(nèi)發(fā)出，確保公文的質(zhì)量和時效。
      第二十三條  核發(fā) 公文印制完畢，應(yīng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。
      第三節(jié) 整理歸檔
      第二十四條  公文辦完后，應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，擬稿人及時將文件呈批單、公文正文及有關(guān)附件交檔案室存檔。
 

第七章 附  則

      第二十五條  集團公司系統(tǒng)內(nèi)子公司可參照本管理辦法，制定相應(yīng)的公文處理辦法，并報集團公司綜合管理部備案。
      第二十六條  本辦法自2018年2月1日起執(zhí)行，由集團公司綜合管理部負責解釋。